Snelle en gegarandeerde verbinding in geval van calamiteiten voor Wildlands

Wildlands Adventure Zoo Emmen is een prachtig avontuurlijk dierenpark in Emmen met drie grote themagebieden als jungle, woestijn en het poolgebied met bijbehorende diersoorten. Op een oppervlakte van 24 hectare bevinden zich de leefgebieden van dieren, gebouwen, horeca, winkels, entertainment en attracties met gemiddelde bezoekersaantallen van maar liefst één miljoen bezoekers per jaar (voor Covid-19). Dat betekent dat de communicatie- en informatieprocessen tussen mensen, mensen en machines 24/7 gegarandeerd moet zijn. John Vogelvanger, systeembeheerder verantwoordelijk voor het netwerk van zowel Wildlands als het Atlas Theater, de online werkplekken en de security daarom heen, vertelt wat er allemaal bij de integratie van diverse communicatiesystemen komt kijken.

Diverse communicatiesystemen

Wildlands is niet alleen een dierenpark maar ook een gethematiseerd attractiepark, horecalocaties, theaters en vergaderruimtes. Dat vraagt voor integratie van diverse communicatiesystemen. Systeembeheerder John Vogelvanger: “We zijn in hoofdzaak een volledige avontuurlijke dierentuin, maar we bieden nog veel meer zoals gethematiseerde attracties, een boat- of safari-ride, maar ook een JungleTrail van klim en klauter onderdelen door Rimbula of een doolhof in een bamboewoud. Als echte avonturier ontdek je nieuwe werelden, sta je oog in oog met wilde dieren, beleef je spannende avonturen en proberen we ook educatief te zijn voor onze gasten. Daarnaast is er een grote samenwerking met het stadstheater van Emmen, alwaar zich ook de kantoren van Wildlands bevinden. Je kunt je voorstellen dat we per onderdeel verschillende communicatiemiddelen hanteren die allen perfect moeten werken. Sinds 2000 ben ik systeembeheerder en binnen de afdeling techniek ben ik verantwoordelijk voor het netwerk van zowel Wildlands als het Atlas Theater, de online werkplekken (DAAS) en de security daarom heen. Naast deze hoofdtaken ben ik ook verantwoordelijk voor de communicatie middelen zoals telefonie als ook de porto’s. Tevens heb ik nog werkzaamheden gerelateerd aan het alarmsysteem.’

“Flash denk graag met ons mee en, belangrijker nog, ook heel goed oplossingsspecifiek.”

Flexibiliteit

De behoefte qua communicatie verschilt per seizoen en aantal bezoekers en is makkelijk op te schalen. John: ‘In het laagseizoen hebben we 150 medewerkers en dat kan wel oplopen tot 500 in het hoogseizoen. Met name de grote hoeveelheden bezoekers zorgt ervoor dat we een BHV organisatieteam hebben van circa 45 voor Wildlands en 15 voor het Theater. Daarnaast hebben we ook acht opgeleide schutters, waarvan er elke dag twee aanwezig zijn. Dit is om in te zetten bij de uitbraak van een gevaarlijk dier (Klasse 1 dier). De benodigde communicatiemiddelen zijn navenant. We hebben vaste toestellen (telefonie) en een intern 2G netwerk voor interne mobiele communicatie en porto systemen. Deze zijn eenvoudig op te schalen naar gelang de drukte.’

Innovatieve technieken

Door de verhuizing van het voormalige Dierenpark Emmen naar het huidige Wildlands stond John open voor nieuwe innovatieve technieken en systemen die het communicatieplan verbeteren. John: ‘In 2016 zijn we verhuisd en in het voormalige park werkten we met een pagersysteem van Flash. Vanaf een centraal punt werden berichten verstuurd in geval van een calamiteit. Daarnaast hadden we ook een aantal ‘normale’ portofoons klaarstaan om in te zetten bij een calamiteit. Door ouderdom van de apparatuur, waardoor er meer frequent problemen optraden, is gekeken voor vervanging van het systeem. Wij wilden een nieuw, betrouwbaar systeem. Omdat de tijd niet stil gestaan heeft qua technieken in innovaties is toen door Flash een oplossing aangeboden met ‘Smart’ portofoons. Een porto met de functionaliteit van een mobiele smartphone of een smartphone met de functionaliteit van een porto. Dat bood vele extra mogelijkheden.’

Snelle interne communicatie

De portofoons en smartphones worden slim ingezet voor snelle communicatie. John: ‘We gebruiken twee soorten porto’s. De traditionele porto en de Smart Porto. De reguliere porto gebruiken we voornamelijk voor snelle interne communicatie. Medewerkers werkzaam bij attracties kunnen snel met elkaar communiceren om elkaar op de hoogte te brengen van situatie. Zo kan bijvoorbeeld de chauffeur bij de Safari Trucks communiceren met de medewerkers bij de instap plaats. Ook medewerkers van afdeling Park dragen toestellen om veel voorkomende zaken door te geven. Denk hier bijvoorbeeld aan een vermist kind of een volle vuilnispak of problemen met of vragen van gasten. Daarnaast gebruikt het theater deze porto’s tweeledig : Voor hun BHV organisatie maar ook voor gasten begeleiding door vrijwilligers. Hiervoor zijn ook twee steunzenders geplaatst op het terrein om een goede dekking te hebben.’

Portofoon met smart functies

Daarnaast worden er Smart porto’s gebruikt voor de BHV organisatie. Maar ook diverse medewerkers zoals dag verantwoordelijken, BHV’ers (medewerkers met een BHV training), EHBO’ers, dierverzorgers, schutters en de duty manager lopen met een Smart toestel rond. John: ‘Voordeel van deze apparaten is dat het een Android operating system heeft en dat daarmee apps kunnen worden geïnstalleerd, net als op een smartphone. Hierop gebruiken we dan ook de Flash-app waarmee we onderling berichten kunnen verzenden over situaties, om assistentie kunnen vragen maar ook documenten kunnen doorsturen die handig zijn tijdens een calamiteit. Flash Smart Com koppelt verschillende communicatiesystemen waardoor de diverse portofoons en smart devices vanaf één overzichtelijk scherm eenvoudig zijn aan te sturen. De module aanwezigheidsregistratie geeft inzicht in welke portofoons en pagers aanwezig en actief zijn. In het geval van een calamiteit of incident kunnen alarmeringen dankzij vooraf ingestelde scenario’s automatisch worden gestart. De juiste personen of groepen worden opgeroepen via spraak- of tekstberichten. Het intuïtieve dashboard van Flash Smart Com is ideaal. Door een paar klikken op het scherm kunnen de mensen van de informatiebalie duidelijke berichten versturen en met één druk op de knop de gewenste groep mensen bereiken.’

Prioriteit op het netwerk

Zeker bij Wildlands komen regelmatig drukke pieken in het aantal bezoekers waardoor het netwerk overbelast kan raken. John: ‘Voor de smart porto’s maken we gebruik van mobiele abonnementen met hoge beschikbaarheid garantie. Dat houd in dat bij storingen in het GSM netwerk de verbindingen naar deze toestellen een hogere prioriteit hebben, waardoor ze blijven functioneren, terwijl normale mobiele toestellen geen verbinding meer hebben. Daarnaast zijn ze voor de app gekoppeld aan het Wifi netwerk. Voor de normale porto gebruiken we ether frequenties zodat we altijd optimaal bereik hebben.’

Strategisch handig

De keuze voor de toestellen is in goed overleg gegaan. John: ‘De gewone portofoons zijn van het merk Kenwood, type NX320E. In het oude park maakten we al gebruik van Kenwood porto’s en Kenwood steunzenders en deze zijn meeverhuisd naar Wildlands. Wij gebruiken het type TE590 waarop de Flash-app is geïnstalleerd. De scenario’s en groepen zijn geheel naar wens van Wildlands Adventure Zoo Emmen geprogrammeerd, met als resultaat een overzichtelijk communicatieplatform op maat. Daarnaast hebben we op onze interne mobiele telefoons ook de Flash-app op diverse strategisch handige toestellen gezet. Deze hebben weliswaar geen beschikbaarheid garantie, maar kan wel gebruikt worden de organisatie in te lichten of extra handjes op te roepen. Zo zijn we nog beter in staat om met elkaar te communiceren en staan we altijd in goede verbinding met elkaar.’

Over de samenwerking met Flash is John Vogelvanger goed te spreken: “Wildlands is zeer tevreden over de samenwerking tussen Flash en Wildlands. Alles verloopt erg goed: Flash denk graag met ons mee en, belangrijker nog, ook heel goed oplossings-specifiek. Wildlands is geen alledaags bedrijf en onze situatie (waar een dierenpark en theater samenkomen) is het fijn als er met ons meegedacht wordt. Daarnaast heeft Flash een uitstekende serviceverlening.”