Innovatieve communicatie-oplossingen zijn een must in de evenementenbranche

Flash en SafeShop zijn eerder een strategische samenwerking aangegaan. SafeShop is een ervaren leverancier van communicatiemiddelen voor de evenementenbranche. Onder hun opdrachtgevers zijn organisatoren van grote tot kleinere festivals in Nederland. Steven van Dal, directeur en eigenaar van SafeShop: “Flash levert innovatieve communicatie-oplossingen. Het is een bewuste keuze om met Flash in zee te gaan, want zo kunnen wij onze klanten ook effectievere en efficiëntere communicatie blijven aanbieden.  We willen blijven innoveren in onze markt en dat kan met Flash.”

Sander Berkhout, Business Development Manager: “Elk buitenevenement kent zijn uitdagingen als het gaat om communicatie. Het terrein is vaak uitgestrekt en heeft obstakels op plaatsen waardoor dekking minder aanwezig is. Goede, gegarandeerde communicatie is een must om de veiligheid van iedereen te waarborgen.

Innovatie, flexibiliteit en hoge servicegraad

Steven vervolgt: “Flash biedt flexibiliteit, een hoge servicegraad, kennis, ervaring en technologische innovatie. Flash heeft de grootste verhuurvloot portofoons van Nederland en België. Dat geeft ons ook een enorme flexibiliteit en slagkracht naar onze opdrachtgevers toe. Het festivalseizoen op buitenterreinen loopt van april tot en met oktober en dan is het vooral pieken van weekend naar weekend, soms met meerdere festivals tegelijkertijd. Flash is een betrouwbare kennispartner die gegarandeerde, veilige communicatie levert, ook ad hoc. Laatst kreeg ik op vrijdagmiddag een goedkeuring op een offerte voor drie evenementen in twee weken tijd. De maandag erna moest ik al 50 portofoons ophalen bij Flash en leveren bij de opdrachtgever. Dat is geen probleem voor ze. We werken samen volgens een jaarplanning, maar bij evenementen gebeurt het af en toe dat er snel geschakeld moet worden. Flash is hierin uitermate flexibel en levert snelle en goede service, dat werkt prettig.”

Brede aanwezige in-house kennis

Flash vraagt klanten altijd naar de communicatiebehoeften, dat is voor evenementen net zo. Vanuit dat oogpunt adviseert Flash haar klanten de meest optimale communicatie-oplossing. Steven vertelt: “Ik ken elke opdrachtgever goed en weet precies wat ze nodig hebben qua communicatiesystemen. De eisen ten behoeve van crowd management en veiligheidsvoorwaarden zijn flink aangescherpt ten opzichte van jaren geleden. Hiervan is Flash volledig op de hoogte, ze is een betrouwbare kennispartner. Alle kennis is in-house bij Flash aanwezig en de apparatuur is van de hoogste kwaliteit; dat maakt dat wij ook de hoogste kwaliteit en service kunnen leveren. Dat vind ik belangrijk.”

24/7 service

Steven vervolgt: “Voor festivals bouwen we twee dagen van tevoren op, zodat er een dag marge is om eventuele storingen te verhelpen of verbeteringen toe te passen. Evenementen gaan dag en nacht door, daarom is de 24/7 bereikbaarheid van Flash voor ons ook een uitkomst. Meestal bel ik zelf en kan ik in gesprek met een engineer een eventueel probleem op afstand verhelpen. Wanneer dat niet het geval is, is een Flash engineer al snel onderweg.”

Voor allerlei evenementen maakt SafeShop gebruik van de communicatie-oplossingen van Flash. Supersized Kingsday op 27 april is bijvoorbeeld een groot en bekend dancefestijn in Best. By The Creek festival vindt jaarlijks begin juli plaats op het recreatieterrein Middelwaard. Hiervoor levert SafeShop via Flash zowel voor de organisatie als de security Digital Mobile Radio (DMR) portofoons. SafeShop haalt alle apparatuur en benodigdheden bij Flash op en installeert op locatie: de inrichting van de basisposten en plaatsing van een Motorola steunzender met capacity systeem. Het festival vindt namelijk plaats aan weerszijden van de snelweg A2 en het festivalterrein ligt zo’n 20 meter lager dan de snelweg. Een hoge, sterke mast is nodig om de communicatie te borgen.

Andere grote evenementen met zo’n 25.000 bezoekers zijn de Loveland Festivals in het Sloterpark. Ook hiervoor levert SafeShop DMR portofoons van Flash voor de evenementenorganisatie en security in de opbouw en tijdens het festival. Het evenement vindt plaats in een bos. Elk evenement brengt uitdagingen met zich mee.

Innovatieve communicatie-oplossingen

Steven vervolgt: “We hebben een goed werkproces en korte communicatielijnen, waardoor we snel kunnen schakelen met elkaar. Flash weet wat wij nodig hebben en levert het volgens onze voorwaarden aan.” Zo gebruikt SafeShop eigen kratten voor haar apparatuur, zodat ze op festivalterreinen spullen snel terugvindt. Flash zet de bestelde communicatieapparatuur in die kratten klaar. Na gebruik levert SafeShop al het gehuurde materiaal weer in dezelfde kratten aan bij Flash.

Een continue evaluatie maakt onderdeel uit van onze samenwerking. SafeShop bestelt vooraf de gewenste apparatuur en communicatiesystemen en een Flash engineer ontwikkelt voor SafeShop een codeplug. Die software programmeert SafeShop nu zelf op alle gehuurde portofoons. Flash heeft een innovatieve oplossing voor het automatisch programmeren van portofoons ‘in the cloud’ ontwikkeld, die binnenkort in gebruik genomen wordt. Dat bespaart klanten dan veel tijd, want een portofoon moet nu handmatig en per stuk geprogrammeerd worden. Steven: “Per evenement heb ik al snel 150-250 portofoons nodig, reken maar uit, pure tijdwinst. We hebben een groeiambitie en met Flash als samenwerkingspartner kunnen we groeien met behoud van hoge kwaliteit en serviceverlening.”