Flash realiseert efficiënte communicatie voor 300+ filialen van Kwantum en Leenbakker

Homefashion Group is het bedrijf achter de omnichannel woonretailers Leen Bakker en Kwantum. In de filialen van Leen Bakker en Kwantum gebruikten ze jaren geleden twee communicatiemiddelen: een omroepinstallatie die ook verplicht is vanwege brandveiligheid en desktelefoons waarbij communicatie 1 op 1 tussen medewerkers mogelijk was.

Frank Moonen was destijds facility medewerker: “Het verzoek was de realisatie van een communicatiesysteem met portofoons, zodat medewerkers met diverse (groepen) medewerkers tegelijkertijd en dus sneller met elkaar kunnen communiceren. Omdat veel verschillende gebruikers binnen een filiaal gebruik maakten van gedeelde portofoons, heeft Flash geadviseerd om met oortjes voor in of op het oor te werken. Deze worden gekoppeld aan het microfoondeel i.p.v. aan de portofoons, zodat dat een geringere kans op defecten aan de portofoons geeft. Ze denken bij elk vraagstuk echt mee en geven eerlijk advies.” 

Sanne Verheijen, Teamleider facility beheer Homefashion Group vult aan: “Elke medewerker krijgt vanuit hygiëneoogpunt zijn of haar eigen oortje bij indiensttreding. Door de oplossing die Flash biedt, prikken medewerkers hun eigen oortje in een verloopstekker en niet rechtstreeks in de portofoon. Wat schade aan de portofoon voorkomt.”

Vergunningsplichtige portofoons

Een telefoontje voor de aanschaf van een vervangende batterij leverde een mooi kennismakingsgesprek op. Franklin Brandse, Flash Accountmanager: “Jaren terug had Flash een communicatiesysteem aan het distributiecentrum van Leen Bakker geleverd. Vandaar dat de vraag naar een vervangende batterij bij mij terechtkwam. Na ons kennismakingsgesprek bleek al snel dat Leen Bakker op zoek was naar portofoons voor in de winkels, ze hadden al een type in gedachten. Die portofoon gaf veel problemen, wist ik. Daarop adviseerde ik om een ander type portofoon te kiezen: Hytera PD365. Hoewel veel retailers kiezen voor vergunningsvrije portofoons, blijken deze in de praktijk regelmatig met communicatiesystemen van andere winkels of bedrijven in de directe omgeving te storen, waardoor de communicatie niet geborgd is. Op advies van Flash heeft Homefashion Group voor vergunningsplichtige portofoons gekozen. Flash heeft de landelijke vergunning voor alle filialen aangevraagd en het vergunningstraject begeleid.”

Succesvolle implementatie voor alle filialen

Na een succesvolle test in twee Leen Bakker filialen werd de uitrol voor alle filialen gestart. Flash verzorgde de uitrol steeds per 20 filialen en gaf instructies aan de medewerkers. Wanneer een nieuw Leen Bakker filiaal geopend wordt, wordt ook meteen het Flash communicatiesysteem geïmplementeerd. 

Even later volgde het verzoek om hetzelfde communicatiesysteem in alle Kwantum filialen in Nederland en België uit te rollen. Brandse: “De procedure was gelijk aan die van Leen Bakker, daardoor ging de implementatie vrij vlot. Flash België heeft bovendien de volledige uitrol voor de Belgische filialen verzorgd. Onze monteurs spreken ook Frans. Dat is prettig voor de instructies aan de medewerkers. In totaal hebben we de uitrol van 300+ filialen voor Home Fashion Group verzorgd.”

Klantgericht onderhoud

Inmiddels zijn alle filialen van Leen Bakker en Kwantum voorzien van het Flash communicatiesysteem met Hytera PD365 portofoons. Verheijen: “De kwaliteit van de apparatuur is goed, deze gaat lang mee, maar alle hardware heeft een houdbaarheidsdatum. Het onderhoud hebben we ook bij Flash neergelegd, dat ontzorgt en werkt efficiënt. We hebben duidelijke afspraken met Flash gemaakt over aanschaf en onderhoud, reparatie en eventuele vervanging. Zo checkt Flash hoe oud de accu’s en portofoons zijn en handelt daarnaar. Elk filiaal in Nederland en België meldt een reparatieverzoek via ons facilitair managementsysteem en dat verzoek komt rechtstreeks bij Flash terecht. Flash handelt het serviceverzoek af voor reparatie of verstuurt de benodigde onderdelen. Daar heb ik geen omkijken naar.”

Eerlijk advies vanuit expertise en jarenlange ervaring

Verheijen vervolgt: “Vorig jaar hebben we Flash gevraagd om een oplossing te vinden voor ons verouderde omroepinstallatiesysteem, dat niet meer voldeed. Nu is een extra portofoon op het huidige systeem aangesloten, zodat we weer jaren verder kunnen. Het is fijn dat Flash zo met ons meedenkt en ons vanuit jarenlange ervaring en expertise steeds weer van eerlijk advies voorziet. Flash reageert snel en de samenwerking is zeer prettig.”